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サイト名：結婚式二次会の幹事を頼まれたら
URL：http://www.xn--4kq6m210azveq7r5wz.net/
紹介文： このサイトは結婚式二次会の幹事について基礎的なことを説明したサイトです。
※紹介文は自由に編集して頂いて結構です。
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一般的に幹事は当日の約３ヶ月前くらいから、二次会の準備を進めていきます。会場を借りる場合の時間制約を考えて、タイムテーブルを作成しておきましょう。幹事側の到着時間、打ち合わせ、出席者の入場、新郎新婦の到着、開宴時間などチェックしていきましょう。
また、当日までにチェックするべき項目には以下のようなものがあります。
○予算の最終チェック ○出席者の最終的な人数 ○賞品・記念品 ○音響の確認
○当日の役割分担 ○集合時間 ○司会者との打ち合わせ ○料理・ドリンクの発注
当日、幹事は開場の１～２時間前には会場に着きたいところです。会場の担当者と以下のように進行の打ち合わせを進めていきます。
○必要小物のチェック ○受付のチェック ○司会者との打ち合わせ
○会場側との打ち合わせ ○音響・照明のチェック
段取りよく綿密に打ち合わせを進めていき、誰がいつ何をするのかなどの役割分担を明確なものにしておきましょう。
二次会の予算を立てるにあたって、誰が費用を負担するかを決めなくてはいけません。一般的に二次会の主催者は、新郎新婦か幹事がなることが多く、新郎新婦の場合は二人の予算案に沿ってすすめていきます。
幹事が主催する場合は、会費制にして予算を集めていくのですが出席者の負担する金額を適正なものに設定することが重要です。二次会会場に足を運んだり、電話で相談するなど担当者と打ち合わせをしていきましょう。
予算の目安は、案内状発送数の約８割は出席するとみて立案していきますが、考えられる費用を以下のように書き出していきましょう。
○二次会会場への支払い ○ゲーム（ビンゴなど）の賞品代 ○花束代
○案内状などの通信費 ○会計 ○会費集計 ○雑費 ○予備費
上記に「予備費」というものがありますが、これは予算不足を考慮したものです。大体、一人予算の２割ほどを計上しておくといいでしょう。余った場合は、新郎新婦へのお祝い関連に使用するのもいいと思います。
二次会当日の二週間前くらいには、出席者の人数を決めることが必要です。誰を招待するかを新郎新婦に聞き、リストアップしてもらうのですが、席順にも気を配ることが大切です。
同席すると気まずくなりそうな人同士の配置は避けて、幹事が独断で決めることなく新郎新婦とよく相談しながら決めていきましょう。また会場に人数制限がある場合、出席者のリスト作成に気をつけなくてはいけません。
案内状を作る際に、いろいろと掲載事項がありますが必ず入れておきたいのが、タイトル・日時・場所・会費などです。費用は一人いくらかを明確に記載し、会場の地図も載せておきましょう。会場でもらった地図を同封するか、コピーさせてもらい活用します。
出欠を確認する意味もあるので、返信用のハガキを入れましょう。または往復ハガキを用いるのも一つの方法です。いつまでに返信して欲しいかも必ず記載する必要があります。
案内状は当日の1～2ヶ月前までには、出席者のもとに届くように発送し、返信は2～3週間前にこちらに到着するようにします。返送されてきたハガキから、二次会の出席者の人数を把握しましょう。
ハガキが返送されてこない場合は、新郎新婦に告げて電話で確認していくなど曖昧な部分を無くしていくように心がけましょう。
二次会の企画を考える際に必要なのは、どのような雰囲気で進行させていくかということです。新郎新婦の意向を考えて、コンセプトをしっかりしたものにしましょう。大まかに分けると、二次会の雰囲気は以下のようになります。
■穏やか・落ち着いた雰囲気
披露宴・二次会に出席してくれた人たちと、歓談しながらゆっくり時間を過ごすタイプです。
■適度に話し、盛り上がる
出席者と適度に語り合い、その中にもゲームなどの企画を設けて楽しんでいくタイプです。
■賑やかで和気あいあい
披露宴が親戚、上司、義父・義母といった年長者を考慮したセレモニーであったため、二次会は友人中心の盛り上がる雰囲気を楽しむタイプです。
上記のパターンから、どのような雰囲気で進行させたいかを新郎新婦と話し合います。意向を聞き、コンセプトがはっきりしたら、それに合った会場を見つけましょう。
二次会の日時・場所などが決まったら、幹事は様々なことを準備していかなくてはいけません。ですが、それらを一人でこなすことは困難です。
新郎新婦両方の友人、何人かに呼びかけて協力して進めていきましょう。両方合わせて、計4人ほどがバランスが良く、まとまりやすいと言われています。
協力者が集まったら、役割分担を決めていきます。その中から幹事のリーダーを選出し、リーダーを中心として準備を進めていくことが大切です。
二次会の会場を決めるにあたって、ポイントがいくつかあります。
１．人数に合わせる
出席者の人数を考慮して、会場を選ぶことが大切です。広い会場なら問題ありませんが、人が多いにも関わらず狭い場所に決めてしまうと後で困ります。逆に人数が少ないのに、大きな会場にするのも良くありません。人数を考えて場所を決めるようにしましょう。
２．費用との兼ね合い
会費制で進行していく場合、金額によって選べる会場に限りがでてきます。予算に合わせた会場を選ぶことが大事です。
３．交通の便
披露宴当日に二次会を開く場合、披露宴会場からの移動を考える必要があります。なるべく近辺で、交通の便がいい場所が喜ばれます。参加人数が多くなくても、新郎新婦の着替え・移動も考えて場所を決めていきましょう。
４．二次会の企画に合った場所
一般的に会場を借りる場合、7時～9時までといったように時間制限があります。時間内で二次会の企画をどのように進めるかを決めておくことが必要です。企画で使用する設備があるかどうかも確認しましょう。
会場を選ぶ際に、新郎新婦の意向も頭に入れておく必要があります。二次会といっても、やはり人によって違いがあります。
新郎新婦が賑やかでくだけた二次会にしたいと思っていても、寿司屋の座敷で開催すると窮屈さを感じますし、落ち着いた雰囲気で行いたくてもカラオケ中心の企画では違和感があります。
会場によって二次会の雰囲気が変わってしまうので、新郎新婦の意見を取り入れて選ぶようにしましょう。
披露宴・二次会になるべく多くの人に出席してもらうために、日時・場所の設定が重要になってきます。縁起のいい日や出席者が都合のつく日を選ぶと同時に、出席者の到着・帰宅の時間も考慮することが大切です。
基本的に披露宴の後に開催されるため、移動する距離が少ない場所を選ぶのがポイントです。二次会が始まるまでに、時間に余裕を持って集合できるところが望ましいでしょう。
二次会を披露宴とは別の日にする場合は、出席者のことを考えて交通の便利な駅の付近が適しています。わざわざ遠方より出席してくれる人が多ければ、時間設定に気を配ることが大事です。会場と宿泊先が１つになる旅館やホテルを活用するのも一つの方法です。
一般的に披露宴や二次会での予算は会費制が用いられています。会費を決める場合、会場代や食事代に加えて、引出物、ゲームの賞品といった費用なども考慮する必要があります。
会費の目安は、ビュッフェ形式で1万円以内となっています。男性と女性では飲食の量に違いがある場合が多いために、女性の会費は男性の8割とする傾向があるようです。会費制を用いない場合は、主催者から大まかな予算を聞いて諸費用を決めていくことになります。
披露宴・二次会の出欠確認をするために案内状を使用しますが、返事を待つばかりではいけません。出席者の人数によって、場所設定や企画内容に違いがでてきますので、電話で出欠を確認していくことも必要です。
案内状は日時・場所を知らせるもので、出欠の返事も人数を確認するためのものと捉えたほうがいいでしょう。
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